WhatsApp für Hotellerie und Gastronomie – was ist erlaubt?

 

WhatsApp in der Hotellerie und Gastronomie

Was ist erlaubt, was nicht?

Egal, ob man WhatsApp liebt oder verachtet, die meisten Deutschen haben den Messenger mittlerweile auf ihrem Smartphone installiert (Laut Statista waren das 2019 75% der deutschen Gesamtbevölkerungen, bei den 18-29 Jährigen sogar 97%). Nicht nur im privaten Bereich wird der Messenger viel genutzt, sondern auch beruflich. Sei es mit Kollegen, Kunden, als Newsletter oder in Gruppen. Besonders beliebt in der Gastronomie ist der Versand von Einsatzplänen via WhatsApp, funktioniert ja auch einfach und schnell. Und auch viele Gäste wünschen sich unkomplizierte Buchungen oder schnelle Infos per Messenger. Ob das in Zeiten der DSGVO aber so richtig und erlaubt ist, fragen sich viele. Aber machen ja alle, wird schon ok sein. Oder?


Gastgeber, WhatsApp & die DSGVO

Im Sommer 2018 trat die DSGVO in Kraft. WhatsApp hat daraufhin seine Nutzungsbedingungen geändert. Die Problematik bei WhatsApp liegt nun insbesondere darin, dass der Messenger auf alle Kontakte im Adressbuch des Nutzers zugreift und diese mit den gespeicherten Kontakten auf den eigenen Servern abgleicht. Das heißt, WhatsApp kommt auch an die Kontaktdaten von Personen, die gar kein WhatsApp nutzen (möchten), sofern ein WhatsApp-Nutzer diese z.B. auf dem Smartphone gespeichert hat.

Darüber hinaus greift WhatsApp nicht nur auf personenbezogene Daten zu (wie z. B. die Handynummer), sondern gibt diese auch an den Mutterkonzern Facebook weiter. Somit können ohne Zustimmung Daten in den USA oder anderen Ländern gespeichert und verarbeitet werden. Auch die Weitergabe an dritte Unternehmen ist in den Datenschutzrichtlinien von Facebook überdies nicht ausgeschlossen. Dies ist gemäß der DSGVO in Europa allerdings verboten ohne eine aktive, informierte Einwilligung der Betroffenen. 

Das Ende der WhatsApp-Newsletter

Im Dezember 2019 hat WhatsApp seine “Broadcast-Listen”, die im kommerziellen Umfeld häufig für Newsletter genutzt wurden, abgeschaltet. WhatsApp wurde nicht als Kanal für die Verteilung von Massenmailings konzipiert und die Abschaltung kann man dahingehend konsequent nennen. Grundsätzlich gilt: Auch ohne Broadcasting ist der (Einzel-)Versand von Werbung denkbar, es gelten hier aber die gleichen rechtlichen Voraussetzungen wie beim Versand von E-Mail Newslettern.

Wie kann WhatsApp DSGVO-konform im Betrieb genutzt werden?

Bis die ersten Gerichtsurteile zu dieser Thematik gefällt werden, bleibt die abschließende datenschutzrechtliche Betrachtung leider vage. Mit folgenden Maßnahmen können Sie das Riskio aber minimieren:

  • Die Kommunikation darf von Seiten des Hotels bzw. Restaurants auf einem Firmen-Smartphone erfolgen (Trennung von dienstlicher und privater Kommunikation).
  • Es dürfen dort keine weiteren Kontakte außerhalb der von WhatsApp gespeichert sein.
  • Der erste Kontakt muss vom Gast ausgehen (denn dann sind von ihm die Nutzungsbedingungen von WhatsApp bereits akzeptiert worden).
  • Der Kommunikationskanal WhatsApp muss mit in das DSGVO Verarbeitungsverzeichnis aufgenommen werden.

Gibt es eine DSGVO-konforme Lösung für die Nutzung von WhatsApp?

Mit unserer cloudbasierten Software-Lösung Appworkx können Sie DSGVO-konforme auf Messengerdiensten wie WhatsApp ermöglichen – und dies bequem vom PC. Gute Gastgeber bieten mit Appworkx schon im Vorfeld individuellen Kundenservice, nehmen Anfragen oder Reservierungen entgegen und lassen Fragen zu Öffnungszeiten und Speisekarten automatisch vom Chatbot beantworten.

6 gute Gründe für WhatsApp-Kommunikation über Appworkx:

  • Nutzt die offizielle WhatApp Business Schnittstelle
  • Ermöglicht 1:1 Kundendialog und Delegation an Mitarbeiter
  • Einfaches Anlegen von Textbausteinen und ChatBots
  • Umfangreicher Support per Telefon und E-Mail (paketabhängig)
  • Geeignet für jede Betriebsgröße – Appworkx wächst mit
  • Individuelle Anpassungen möglich

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