Was Hoteliers und Gastronomen jetzt über DSGVO und UWG wissen müssen

Wenn gute Gäste von gestern Ihre besten Kunden von morgen sind

Wer einmal bei Ihnen übernachtet oder gegessen hat, ist Gold wert – denn Stammgäste sind die ehrlichsten Fans. Kein Wunder also, dass viele Betriebe ihre ehemaligen Gäste per Newsletter oder Angebotsmail wieder ansprechen möchten. Gerade im Zeitalter der KI bieten sich da ganz neue Möglichkeiten der Ansprache!

Doch hier lauert eine heikle Frage: Wie lange dürfen Sie eigentlich die E-Mail-Adresse eines ehemaligen Gastes für Werbung nutzen – ohne neue Einwilligung?

Die Antwort ist komplex, aber mit ein paar klaren Grundregeln ganz einfach umzusetzen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, was erlaubt ist, wie lange Sie Adressen speichern dürfen und wie Sie Ihr Newsletter-System rechtssicher aufstellen.

Das Grundprinzip: Werbung an ehemalige Gäste ist möglich – aber nur unter klaren Bedingungen

Viele Hoteliers und Gastronomen wissen nicht, dass das Gesetz eine Art „Bestandskundenprivileg“ kennt.
Nach § 7 Abs. 3 UWG dürfen Sie Ihre Gäste auch ohne neue Einwilligung per E-Mail kontaktieren, wenn vier Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Die Adresse stammt aus einem tatsächlichen Verkauf.
   Das heißt: Der Gast hat bei Ihnen übernachtet, gegessen oder eine Leistung bezahlt. Eine reine Anfrage oder ein abgebrochener Buchungsvorgang reicht nicht.

2. Sie werben nur für ähnliche Angebote.
   Wer in Ihrem Hotel ein Zimmer gebucht hat, darf über neue Zimmerkategorien, Spa-Pakete oder saisonale Arrangements informiert werden – aber nicht über den Online-Shop des Schwagers. (😉)

3. Der Gast hat nicht widersprochen.
   Sobald ein Gast sich abmeldet oder ausdrücklich keine Werbung mehr möchte, ist die Nutzung der E-Mail tabu.

4. Sie haben über das Widerspruchsrecht informiert.
   Sowohl bei der Buchung als auch in jeder Mail müssen Sie darauf hinweisen, dass der Gast sich jederzeit abmelden kann – am besten über einen klaren Link.

Wenn alle vier Punkte erfüllt sind, dürfen Sie Ihre Gäste auch ohne Double-Opt-In wieder anschreiben – solange der Kontakt nicht „veraltet“.

Die große Frage: Wie lange ist ein Gast noch „Bestandskunde“?

Hier wird’s spannend, denn das Gesetz nennt keine feste Frist.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt lediglich vor, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden dürfen, als es für den Zweck erforderlich ist.
Und der Zweck ist in diesem Fall die „Pflege der Kundenbeziehung“ – also Werbung an aktive oder ehemalige Gäste, zu denen noch ein Bezug besteht.

Die Faustregel aus der Praxis lautet daher: 12 bis maximal 24 Monate nach dem letzten Aufenthalt oder der letzten Interaktion.

Nach dieser Zeit kann man in der Regel nicht mehr davon ausgehen, dass der Gast sich noch an Ihren Betrieb gebunden fühlt. Dann müssen Sie die Adresse für Werbezwecke löschen oder sperren.

Beispiel: Ein Gast war im Juni 2023 in Ihrem Hotel.

• Bis Sommer 2025 dürfen Sie ihm ähnliche Angebote senden (z. B. „Sommer am See 2025“).
• Danach sollten Sie die Adresse für Werbung sperren – auch wenn Sie sie aus steuerlichen Gründen noch speichern müssen.

DSGVO in der Praxis: Löschen, Sperren, Dokumentieren

Keine Sorge – Sie müssen keine Juristin oder IT-Spezialist sein. Entscheidend ist, dass Sie drei einfache Punkte umsetzen:

1. Ein klares Löschkonzept

Legen Sie fest, wann ein Kunde „inaktiv“ wird – zum Beispiel 24 Monate nach der letzten Buchung oder Mail-Interaktion. Danach löscht oder sperrt Ihr System die Adresse automatisch für Werbezwecke.

2. Automatisierte Prozesse im CRM oder Newsletter-Tool

Gute Systeme (wie Mailchimp, CleverReach, Newsletter2Go etc.) erlauben Zeittrigger. Nach Ablauf der Frist wird der Kontakt entweder gelöscht oder in eine inaktive Liste verschoben.

3. Sauberes Opt-out-Management

Der Abmeldelink in jeder Mail ist Pflicht und er muss sofort wirken. Wenn ein Gast sich abmeldet, darf er keine weitere Mail bekommen. Selbst ein Tag Verzögerung kann abmahnwürdig sein.

Warum Sie trotzdem an die DSGVO denken sollten

Auch wenn § 7 UWG Ihnen die Werbung erlaubt, bleibt die DSGVO relevant. Sie verlangt:

• transparente Informationen (Datenschutzhinweis beim Buchungsformular),
• eine nachvollziehbare Interessenabwägung („Wir nutzen die E-Mail-Adresse zur Bewerbung ähnlicher Angebote“) und
• eine sichere Speicherung der Daten.

Das klingt kompliziert, lässt sich aber leicht umsetzen: Halten Sie im Datenschutzkonzept kurz fest, dass Sie E-Mail-Adressen maximal 24 Monate zu Werbezwecken speichern und danach automatisch löschen oder sperren.

Der wichtigste Punkt: Sofort reagieren bei Widerspruch

Wenn ein Gast sich abmeldet, müssen Sie unverzüglich reagieren. Das bedeutet: Keine „Nachlauf-Mails“, keine Restkampagnen.
Das Landgericht Paderborn (2024) hat ausdrücklich entschieden, dass eine Abmeldung sofort umgesetzt werden muss – auch wenn eine Kampagne schon gestartet war.

Tipp: Legen Sie eine „Blacklist“ an. Dort werden abgemeldete Adressen gespeichert, um sicherzustellen, dass sie nie wieder versehentlich angeschrieben werden.

So bleiben Sie auf der sicheren Seite – Checkliste für Ihren Betrieb

✅ E-Mail-Adresse stammt aus tatsächlichem Kauf oder Aufenthalt
✅ Werbung nur für ähnliche Angebote
✅ Kein Widerspruch des Gastes
✅ Klarer Hinweis auf Abmeldemöglichkeit
✅ Maximale Werbedauer: 12-24 Monate nach letzter Interaktion
✅ Sofortige Sperrung bei Widerspruch
✅ Dokumentation der Erhebung und Hinweise
✅ Automatisierte Lösch- oder Sperrprozesse im Newsletter-Tool

Wenn Sie diese Punkte beachten, können Sie Ihre Gästedaten rechtssicher, effektiv und mit gutem Gefühl nutzen.

Weniger Risiko, mehr Vertrauen

Rechtssicheres E-Mail-Marketing ist kein Hexenwerk – es braucht nur klare Strukturen und ein paar Automatismen. Behandeln Sie Gästedaten mit derselben Sorgfalt wie Ihre Gäste selbst: freundlich, transparent und respektvoll. So schaffen Sie Vertrauen, vermeiden Abmahnungen und verwandeln alte Gäste in neue Buchungen.

Sie möchten Ihr E-Mail-Marketing rechtssicher aufstellen und gleichzeitig Ihre Conversion verbessern, dann lassen Sie uns sprechen. Das Team von creazwo unterstützt Sie bei DSGVO-konformen Prozessen, CRM-Automationen und kreativen Newsletter-Konzepten. Jetzt Beratung anfragen – schreiben Sie uns oder rufen Sie direkt an: 0541 40464‑0.